Trong năm 2026, việc kiểm tra phòng cháy chữa cháy (PCCC) đang được siết chặt trên toàn quốc, đặc biệt với các mô hình như nhà trọ, chung cư mini, nhà xưởng và cơ sở kinh doanh. Không chỉ dừng lại ở việc trang bị thiết bị, cơ quan chức năng còn kiểm tra rất kỹ hồ sơ PCCC.

Theo quy định mới tại Nghị định 69/2026/NĐ-CP, nếu thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp và chủ cơ sở có thể bị:

• Phạt tiền lên đến hàng chục triệu đồng
• Buộc bổ sung hồ sơ
• Đình chỉ hoạt động

Điều đáng nói là nhiều người vẫn chưa biết hồ sơ PCCC 2026 gồm những gì.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý.

Hồ sơ PCCC là gì?

Hồ sơ PCCC là tập hợp các giấy tờ pháp lý và tài liệu kỹ thuật chứng minh cơ sở đã:

• Đáp ứng yêu cầu về phòng cháy chữa cháy
• Được kiểm tra, thẩm duyệt theo quy định
• Có kế hoạch và phương án xử lý khi xảy ra cháy

Theo hướng dẫn từ Cục Cảnh sát PCCC và CNCH, hồ sơ PCCC phải được:

• Lưu trữ tại cơ sở
• Xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra
• Cập nhật định kỳ

Hồ sơ PCCC 2026 gồm những gì?

Dưới đây là danh sách đầy đủ hồ sơ PCCC theo quy định mới nhất của Nghị định 69/2026/NĐ-CP.

1. Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở

Đây là giấy tờ chứng minh cơ sở có lực lượng xử lý cháy ban đầu.

Nội dung gồm:

• Danh sách đội viên
• Phân công nhiệm vụ
• Người phụ trách chính

Bắt buộc đối với:

• Doanh nghiệp
• Nhà xưởng
• Chung cư mini
• Nhà trọ quy mô lớn

2. Nội quy, quy định về PCCC

Mỗi cơ sở phải xây dựng nội quy PCCC riêng.

Nội dung:

• Quy định sử dụng điện
• Quy định sử dụng lửa
• Hướng dẫn xử lý khi có cháy

Nội quy phải:

• In rõ ràng
• Dán tại nơi dễ thấy

3. Phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ

Đây là tài liệu cực kỳ quan trọng.

Bao gồm:

• Kịch bản cháy
• Cách xử lý
• Sơ đồ thoát nạn
• Phân công nhiệm vụ

Phải được:

• Lập thành văn bản
• Phê duyệt
• Diễn tập định kỳ

4. Biên bản kiểm tra PCCC định kỳ

Cơ sở phải tự kiểm tra và ghi chép lại.

Nội dung:

• Tình trạng thiết bị
• Hệ thống điện
• Lối thoát hiểm

Thời gian:

• 6 tháng/lần hoặc theo quy định

5. Hồ sơ huấn luyện PCCC

Chứng minh nhân sự đã được đào tạo.

Bao gồm:

• Danh sách người được huấn luyện
• Giấy chứng nhận
• Nội dung đào tạo

Đây là giấy tờ thường bị thiếu nhất.

6. Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế PCCC

Áp dụng cho công trình xây mới hoặc cải tạo.

Bao gồm:

• Hồ sơ thiết kế PCCC
• Văn bản thẩm duyệt

Bắt buộc với:

• Nhà xưởng
• Chung cư
• Công trình lớn

7. Biên bản nghiệm thu PCCC

Sau khi hoàn thành công trình, phải có:

• Biên bản nghiệm thu
• Xác nhận đủ điều kiện hoạt động

Nếu thiếu giấy này, công trình có thể bị đình chỉ ngay lập tức.

8. Sổ theo dõi, quản lý PCCC

Ghi lại toàn bộ hoạt động liên quan:

• Kiểm tra
• Bảo trì
• Sự cố

Đây là bằng chứng quan trọng khi bị kiểm tra.

9. Hồ sơ bảo trì hệ thống PCCC

Chứng minh hệ thống luôn hoạt động tốt.

Bao gồm:

• Hợp đồng bảo trì
• Biên bản kiểm tra
• Lịch bảo dưỡng

10. Giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC (nếu có)

Một số ngành nghề bắt buộc phải có:

• Karaoke
• Khách sạn
• Nhà xưởng lớn

Thiếu giấy này có thể bị:

• Đình chỉ
• Không được phép hoạt động

Thiếu hồ sơ PCCC bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 69/2026/NĐ-CP, mức xử phạt như sau:

1. Thiếu hồ sơ cơ bản

• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng
  • Không có nội quy PCCC
  • Không có sổ theo dõi

2. Thiếu hồ sơ huấn luyện

• Phạt từ 10 – 15 triệu đồng
  • Không có chứng nhận đào tạo

3. Thiếu hồ sơ thẩm duyệt, nghiệm thu

• Phạt từ 50 – 100 triệu đồng
  • Không có hồ sơ thẩm duyệt
  • Không nghiệm thu PCCC

???? Đây là lỗi cực kỳ nghiêm trọng.

Khi nào bị đình chỉ hoạt động?

Cơ sở có thể bị đình chỉ nếu:

• Không có hồ sơ nghiệm thu PCCC
• Không khắc phục sau khi bị nhắc nhở
• Hồ sơ không hợp lệ hoặc giả mạo

Theo quy định của Nghị định 69/2026/NĐ-CP, cơ quan chức năng có quyền:

• Đình chỉ ngay lập tức
• Niêm phong cơ sở

Những lỗi hồ sơ PCCC phổ biến nhất

Dưới đây là các lỗi thường gặp:

❌ Không lập hồ sơ từ đầu

Chỉ làm khi bị kiểm tra.

❌ Hồ sơ thiếu giấy

Thiếu 1–2 giấy quan trọng như nghiệm thu.

❌ Không cập nhật

Hồ sơ cũ, không còn phù hợp.

❌ Làm cho có

Không thực tế, không sử dụng được.

Chủ cơ sở cần làm gì để không bị đình chỉ?

1. Kiểm tra toàn bộ hồ sơ ngay hôm nay

• Đối chiếu danh sách trên
• Bổ sung nếu thiếu

2. Lưu trữ hồ sơ khoa học

• Sắp xếp theo mục
• Dễ tìm, dễ xuất trình

3. Cập nhật định kỳ

• Sau mỗi lần kiểm tra
• Sau mỗi lần bảo trì

4. Kết hợp hồ sơ + thiết bị

Hồ sơ chỉ hợp lệ khi:

Thiết bị thực tế cũng đầy đủ

Xu hướng kiểm tra hồ sơ PCCC năm 2026

Theo nhận định của Cục Cảnh sát PCCC và CNCH, năm 2026 sẽ:

• Tăng kiểm tra đột xuất
• Kiểm tra sâu vào hồ sơ
• Không chấp nhận thiếu sót

Đặc biệt tập trung vào:

• Nhà trọ
• Chung cư mini
• Nhà xưởng

Kết luận

Nghị định 69/2026/NĐ-CP đã quy định rõ ràng về hồ sơ PCCC, và thực tế cho thấy:

Thiếu chỉ 1 giấy cũng có thể bị đình chỉ hoạt động

Vì vậy, nếu bạn là:

• Chủ nhà trọ
• Chủ doanh nghiệp
• Chủ cơ sở kinh doanh

Hãy:

• Rà soát hồ sơ ngay hôm nay
• Bổ sung đầy đủ
• Tuân thủ quy định

Đừng để đến khi bị kiểm tra mới xử lý, vì khi đó có thể đã quá muộn.